Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Применение программного обеспечения при обработке первичных документов поможет значительно снизить процент ошибок, обусловленных человеческим фактором. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства, сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов упрощает доступ к данным и повышает скорость их обработки. Интеллектуальные системы обработки информации могут оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, сокращая время и повышая качество ввода данных, контролируя корректность заполнения и автоматически внося документ в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации следует обратить внимание на возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассматривать только проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.
Крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией — владеет миром" отражает важность информационного потока в нашей жизни. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний важен текстовой вид информации, объем которой настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Решение компании ABBYY — платформа ABBYY FlexiCapture — может облегчить жизнь работникам бухгалтерии.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: история технологий обработки информации
С первыми бухгалтерскими операциями, по данным источников, нас связывает 3600 год до н. э. При этом глиняные таблички использовались как материалы для носителей информации в Шумерском государстве. История обработки бухгалтерских документов была разделена на несколько этапов.
Первый этап – это ручная обработка, которая длилась до второй половины XIX века. Данные обрабатывались с помощью пера и чернильницы и собирались с использованием бумаги. Точность была низкой, поскольку человеческий фактор играл не на последнем месте. Помимо этого, информация была плохо защищена, ее доставка осуществлялась почтой или курьерами, что не гарантировало абсолютной безопасности.
Второй этап начался в конце XIX века и длился до середины XX века. Этот этап получил название электромеханический, и начался он с изобретения первого электромагнитного реле в 1831 году. Идея создания механического табулятора, вводимого через перфокарты, появилась благодаря компостированию билетов на железной дороге. На этом этапе были созданы пишущие машинки, модернизирована почтовая система, и бухгалтеры стали работать легче и быстрее, что способствовало улучшению безопасности обработки данных.
Интересен тот факт, что в 1930 году в Питтсбурге была создана вычислительная сеть, на основе которой можно было производить расчеты с покупателями в универмаге. Сеть состояла из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок.
Третий этап связан с началом компьютерной эпохи, которая началась во второй половине XX века. На этом этапе появились первые ЭВМ, которые способны были обрабатывать бухгалтерские данные. Процесс обработки включал учет, анализ и принятие решений. Копировальные техники и диктофоны были изобретены в тот же период, однако объем бумажных документов все еще оставался значительным.
Четвертый этап - это время интеллектуальных решений, которое началось в XXI веке. Сегодня бумажные данные можно перевести в электронный вид. Большинство этапов обработки данных могут быть выполнены без участия человека, что существенно снижает число ошибок. Программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из различных типов документов, включая счета-фактуры или договоры. Современные программы используют искусственный интеллект в качестве одной из ключевых составляющих обработки, например, ABBYY FlexiCapture. При этом данные могут быть получены в любом формате, включая сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. Современные программные решения распознают тип документа и извлекают данные до передачи их в корпоративную информационную систему.
ABBYY FlexiCapture: как данное решение помогает оптимизировать бизнес-процессы в бухгалтерии
В конце месяца бухгалтеры часто сталкиваются с авральной ситуацией, когда необходимо обработать сотни бумажных документов, поступивших от поставщиков. Обработать такой объем информации вручную можно, но высока вероятность ошибок и неточностей. Кроме того, электронные документы также нуждаются в проверке и вводе в систему. Все эти задачи ABBYY FlexiCapture способна решить с помощью универсальной платформы, которая оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
ABBYY FlexiCapture позволяет обрабатывать документы, поступающие единым потоком и имеющие любую форму. Это особенно полезно компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку платформа позволяет удаленно собирать данные на местах и централизованно обрабатывать их в единой системе.
Работа с ABBYY FlexiCapture проста и удобна. После сканирования документов или загрузки уже существующих сканов, платформа автоматически распознает информацию в ключевых полях, а затем документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Для сохранения данных в финансовой системе приложения достаточно просто нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать многостраничные документы, включая счета. При обработке данных платформа учитывает позиции всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. Проверка многостраничных документов проводится на основе определенных правил, а порядок страниц не важен.
С использованием ABBYY FlexiCapture время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). При этом система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года, поскольку имеет достаточно разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.
ABBYY FlexiCapture: Результаты на практике
Но что может предложить компания ABBYY FlexiCapture бизнесу? На практике решения компании ABBYY привели к достигнутым результатам. Примеры успеха из большого портфолио компании могут использоваться в качестве образцов.
PwC
Международная сеть компаний PwC, которая предоставляет услуги аудита, бизнес-консультирования, налогообложения, права, обучения и многие другие услуги по всему миру - это знакомая всем компания. За официальными услугам компании PwC Россиями обратились около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
В этом случае задача ABBYY заключалась в том, чтобы повысить эффективность работы и автоматизировать обработку финансовых документов, операционных данных и переноса информации в корпоративную информационную систему. Ранее бухгалтеры вручную обрабатывали первичные бухгалтерские документы и сравнивали их данные с информацией в учетной системе. Кроме того, каждый документ необходимо было проанализировать, найти в нем необходимую информацию и только после этого внести данные в реестр.
А для использования платформы ABBYY FlexiCapture был разработан поток обработки бухгалтерских документов. На начальном этапе внедрения были обработаны около 1000 документов для сравнения данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были также созданы шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
За сегодняшний день обработка документов бухгалтерами упрощена: необходимо всего лишь загрузить сканированные копии документов на сервер, а все последующие работы по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняются платформой.
В результате обработки финансовых документов ABBYY FlexiCapture нашли свое применение в PwC и значительно повысили эффективность процесса обработки данных. Многие сотрудники компании теперь могут свободно использовать свое время для намного более важных задач, которые также помогают им улучшать связь с клиентами.
Банк "Открытие" является одним из крупнейших розничных банков в России и занимает место в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны. Ранее сотрудники банка вручную обрабатывали примерно 1500-2000 различных документов ежедневно, что отнимало большую часть их рабочего времени и приводило к риску допущения ошибок.
В январе 2014 года банк внедрил в центральном офисе программу ABBYY FlexiCapture, а в марте того же года в филиальной сети. В настоящее время программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Благодаря автоматизации процессов риск возникновения ошибок и возможных мошеннических действий человеческим фактором был сведен к минимуму, а точность и качество ввода информации повысились.
Трудозатраты на обработку информации были снижены в 30 раз, а весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был унифицирован и перенесен в бэк-офис. Квалифицированным сотрудникам больше не приходится тратить время на рутинную работу, так как вся обработка данных осуществляется автоматически.
В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО "РН-Ванкор", являющееся дочерним предприятием НК "Роснефть", выбрало платформу ABBYY для автоматизации обработки информации. Компания решила перейти к электронному документообороту с целью сокращения затрат, уменьшения порчи и потери бумажных оригиналов, а также уменьшения сроков обработки первичных бухгалтерских документов.
ABBYY FlexiCapture была выбрана для разработки системы управления бухгалтерской документацией и обеспечения безбумажного взаимодействия с ФНС и налоговыми органами.
Как работает решение? Сотрудник сканирует документ, после чего платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает его тип и анализирует правильность его оформления. Затем сотрудник проверяет правильность распознанных данных и документ сохраняется на сервере, перед тем как быть отправленным на согласование. Программа также способна напоминать о необходимости передачи документа в архив, формировать реестр передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версии документов и их сверки с электронными копиями. Решение автоматизирует все операции бухгалтерского документооборота, формирует массовые выгрузки по результатам поиска и автоматически отправляет сканы согласованных версий документов контрагентам.
Использование платформы ABBYY FlexiCapture позволило сократить сроки обработки документов, а также повысить точность их сопоставления с бумажными версиями. Система внедрена в компании более 2 лет, настроено более 40 шаблонов, а ежегодно обрабатывается более 1 миллиона страниц.
Одной из крупнейших мировых компаний в производстве стали является группа Магнитогорского металлургического комбината (ММК), которая лидирует на российском рынке металлургии. В 2011 году внутри компании уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, но они были недостаточно гибкими и не допускали изменений в параметрах работы. Поэтому было решено запустить новое решение, которое позволит оперативно менять шаблоны документов, не затрагивая разработчика.
Основной задачей при внедрении нового решения было обеспечить быстрое сканирование, распознавание и передачу документов в информационную систему компании, а также автоматизировать обработку первичной бухгалтерской документации. Для этого было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое могут развивать сотрудники IT-подразделения компании. Кроме того, это решение легко интегрируется в уже существующую систему, что обеспечило ускорение и упрощение процесса обработки. Теперь каждый месяц большое количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных сканируется и распознается с помощью системы ABBYY FlexiCapture.
Данное решение не только помогло ММК повысить эффективность обработки первичной бухгалтерской документации, но также показало свою универсальность и применимость во многих отраслях, где ведение бухгалтерского учета является обязательным. Особенно это востребовано в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где автоматизированная обработка документов значительно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com